Functiebeschrijving Financieel – Administratief Medewerker B

Omgeving
  De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de afdeling Finance van Arubus N.V.(Arubus). Arubus is het belangrijkste openbaar vervoerbedrijf van Aruba en verzorgt naast het openbaar personenvervoer ook vervoer aan openbare scholen en privé charters. Arubus biedt verschillende diensten aan zowel de lokale bevolking als aan bezoekers van Aruba. Het doel van Arubus is om een veilige, uitstekende en vriendelijke service te bieden aan haar klanten. De Financieel Administratief Medewerker B is werkzaam bij de afdeling Finance. De afdeling Finance is belast met het financieel beleid en beheer. De Financieel Administratief  Medewerker B draagt zorg voor de financiële administratie en bewaakt mede de kwaliteit van de boekhouding en de bedrijfsvoering, ondersteunt de Manager Finance met de coördinatie van de werkzaamheden en alle overige werkzaamheden die binnen het verlengde van bovengenoemde taken liggen.  
Werkzaamheden
 
  1. Draagt zorg voor de financiële administratie en bewaakt mede de kwaliteit van de boekhouding en de bedrijfsvoering, o.a. door:
  • Ondersteunt bij het uitvoeren van financiële analyses (balans, profit & loss, cashflow) en adviseert de Manager Finance hieromtrent;
  • Verzamelt, analyseert, bewerkt en onderbouwt financiële administratieve informatie ten behoeve van kostenvergelijkingen en overige beleids- en begrotingsproducten;
  • Stelt op/ werkt mee aan het opstellen van adviezen en prognoses;
  • Draagt bij aan het controleren, monitoren en evalueren van de begroting- en beleidsuitvoering op de aandachtsgebieden en doet voorstellen ter verbetering van beleid en beheer;
  • Beoordeelt, controleert en stelt de volledigheid, juistheid, rechtmatigheid en onderlinge consistentie van (financiële) gegevens, (relatie) bestanden, journaalposten en budgetten vast;
  • Controleert de debiteuren- en crediteurenadministratie, de aansluitingen met de salarisadministratie en de grootboekrekeningen, de grootboekadministratie, de vaste activa administratie en het gevoerde kasbeheer op volledigheid en juistheid, geeft knelpunten daarin aan en rapporteert daarover;
  • Controleert de automatische boekingen en controleert de boekingen uitgevoerd door Administratief/ Financieel Administratief Medewerkers;
  • Ziet toe op en controleert de werkzaamheden van Administratief/ Financieel Administratief medewerkers met betrekking tot het kasbeheer, de geldopbrengsten van chauffeurs, het voorraadbeheer van de smartkaarten en andere waardepapieren, het voorraadbeheer van brandstoffen/ diesel, de juistheid van de mutaties m.b.t. de salarisadministratie;
  • Levert een bijdrage aan de ontwikkeling van procedures, methoden en technieken, controleert de uitvoering van werkprocessen, signaleert verbeterpunten en adviseert hierover;
  • Assisteert de Manager Finance bij het opstellen van diverse maand-, kwartaal- en jaarverslagen, financiële managementrapportages, de begroting en de jaarafsluiting.
 
  1. Ondersteunt de Manager Finance, o.a. door:
  • Controleert de werkzaamheden van medewerkers;
  • Coördineert het inventarisatieproces aan het eind van het jaar;
  • Assisteert bij de opzet, inrichting en/of introductie van geautomatiseerde en/of managementinformatiesystemen en applicaties;
  • Verricht aan de hand van instructies aanvullende/ speciale werkzaamheden (onderzoek, projecten) met betrekking tot het werkgebied;
  • Werkt nauw samen met collega’s van de eigen en van andere afdelingen.
 
  1. Overig:
  • Signaleert knelpunten binnen de afdeling en komt met oplossingssuggesties;
  • Communiceert en werkt nauw samen met collega’s;
  • Neemt deel aan werkoverleg;
  • Levert een bijdrage aan een positieve werksfeer en ‘teamspirit’;
  • Verricht overige werkzaamheden die binnen het verlengde van bovengenoemde taken liggen.
 
Speelruimte
 
  • De Financieel Administratief Medewerker B is verantwoording schuldig aan de Manager Finance voor wat betreft de kwaliteit en inhoud van de werkzaamheden en voor wat betreft het voldoen van de financieel administratieve werkzaamheden gestelde normen en criteria.
  • Relevante wet- en regelgeving, richtlijnen en procedures zijn van belang voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
  • De Financieel Administratief Medewerker B neemt beslissingen over de planning en aanpak van de eigen dagelijkse werkzaamheden en bij het verrichten van ondersteunende werkzaamheden.
 
Competenties, Opleiding en Ervaring
  Competenties op functie niveau:
  • Algemeen theoretische en praktisch gerichte kennis op financieel administratief gebied;
  • Kennis van en vaardigheid in het ontwikkelen en implementeren van procedures en richtlijnen op het gebied van financiële- en salarisadministratie en interne controle;
  • Inzicht in de aard en samenhang van de betreffende bedrijfsvoeringsprocessen;
  • Vaardigheid in het adviseren over financiële aangelegenheden;
  • Vaardigheid in het werken met geautomatiseerde systemen en het vervaardigen van financiële rapportages en managementinformatie;
  • Accuraat;
  • Communicatieve en contactuele vaardigheden;
  • Schriftelijk en mondelinge communicatievaardigheden in Nederlands, Papiaments, Engels en Spaans;
Kerncompetenties:
  • Klantgericht
  • Professioneel en kundig
  • Integer
  • Samenwerkingsgericht
  Opleiding en ervaring:
  • HBO opleiding in een financieel/ administratieve richting
  • 3 jaar relevante werkervaring
 
Contacten
  Intern
  • Met collega’s over onder meer het financieel administratief beleid en aangelegenheden om informatie uit te wisselen en te controleren.
Extern
  • Met debiteuren en crediteuren over financiële aangelegenheden zoals onder meer facturen, betalingen, voorschotten en declaraties om af te stemmen, om informatie uit te wisselen en om betalingsregelingen te treffen;
  • Met banken over betalingen en bankafschriften om informatie uit te wisselen;
  • Met diverse instellingen zoals onder meer de Servicio di Impuesto Aruba, de SVB en andere instellingen over afdrachten en andere aangelegenheden om informatie uit te wisselen;
  • Met (externe) accountants over de periodieke controles om af te stemmen, om toelichting te geven en informatie uit te wisselen;
  • Met leveranciers van financiële programma’s over het gebruik van de systemen om ondersteuning te krijgen en informatie uit te wisselen;
  • Met vakgenoten om informatie uit te wisselen en op de hoogte te blijven van ontwikkelingen.
 

C.V. en andere belangrijke documenten*


* Verplichte veld